Про затвердження Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в Козинській сільській раді Дубенського району Рівненської області
Україна
КОЗИНська СІЛЬСЬКА РАДА
ДУБЕНСЬКОГО РАЙОНУ РІВНЕНСЬКОЇ ОБЛАСТІ
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
сільського голови
|
01 вересня 2021 року № 78
|
Про затвердження Інструкції про порядок ведення обліку,
зберігання, використання і знищення документів та інших
матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію,
в Козинській сільській раді Дубенського району Рівненської області
На підставі Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», постанови Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736 «Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію» (зі змінами), розпорядження голови обласної державної адміністрації від 13 січня 2017 року № 3 «Про затвердження Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в апараті Рівненської обласної державної адміністрації» (зі змінами):
1. Затвердити Інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в Козинській сільській раді Дубенського району Рівненської області, що додається.
2. Керівникам структурних підрозділів сільської ради зі статусом юридичної особи публічного права розробити і затвердити власні інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію.
3. Контроль за виконанням розпорядження залишаю за собою.
Сільський голова Іван ШКОЛЯР
ЗАТВЕРДЖEНО
Розпорядження сільського голови
01 вересня 2021 року № 78
про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в Козинській сільській раді Дубенського району Рівненської області
І. Загальна частина
1. Інструкція про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в Козинській сільській раді Дубенського району Рівненської області (далі – Інструкція) визначає єдині вимоги до ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації (далі - документи), що містять службову інформацію, в Козинській сільській раді.
- У Козинській сільській раді утворюється комісія з питань роботи зі службовою інформацією, яка постійно діє, положення про яку та склад якої затверджуються розпорядженням сільського голови.
До складу комісії з питань роботи зі службовою інформацією входять секретар ради, працівники відділу організаційної роботи та документообігу, відділу юридичного забезпечення, кадрової роботи та військового обліку, відділу «Центр надання соціальних послуг», відділу соціального захисту населення, служби у справах дітей сільської ради.
3. Перелік відомостей, що становлять службову інформацію (далі – перелік відомостей) складається відповідно до вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України «Про доступ до публічної інформації», затверджується розпорядженням сільського голови та оприлюднюється на вебсайті сільської ради.
4. Працівники, яким доручено опрацьовувати документ, що містить службову інформацію, визначаються сільським головою, його заступником, секретарем ради, керівниками структурних підрозділів сільської ради у резолюції до такого документа.
Члени постійних або тимчасових консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів сільської ради, які не є працівниками сільської ради, можуть працювати з документами, що містять службову інформацію та вносяться на розгляд відповідного органу на підставі резолюції його керівника.
5. Організація в сільській раді роботи з документами, що містять службову інформацію, покладається на відділ організаційної роботи та документообігу сільської ради (далі – відділ організаційної роботи та документообігу).
Облік, формування справ, зберігання та використання документів з відмітками «Літер «М» та «СІ» провадяться працівником відділу юридичного забезпечення, кадрової роботи та військового обліку сільської ради.
Керівники структурних підрозділів сільської ради здійснюють контроль за дотриманням порядку підготовки документів з грифом «Для службового користування», їх зберігання і використання.
- Відділ організаційної роботи та документообігу ознайомлює працівників структурних підрозділів, а також членів органів, зазначених у пункті 4 цієї Інструкції, з Інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в Козинській сільській раді під особистий підпис.
- Документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф «Для службового користування». На документах, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань, додатково проставляється відмітка «Літер «М»; питань спеціальної інформації, - відмітка «СІ».
8. Питання щодо необхідності присвоєння документу грифа «Для службового користування» вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ, відповідно до переліку відомостей та з дотриманням вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України «Про доступ до публічної інформації».
9. До прийняття рішення про присвоєння документу грифа «Для службового користування» особи, зазначені в пункті 8 цієї Інструкції, повинні:
1) перевірити, чи належить інформація, яку містить документ, до категорій, визначених у частині першій статті 9 Закону України «Про доступ до публічної інформації»;
2) встановити, чи належить відповідна інформація до такої, доступ до якої згідно із законом не може бути обмежено, в тому числі шляхом віднесення її до службової інформації;
3) перевірити дотримання сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації».
В окремих випадках питання щодо необхідності присвоєння документу грифа «Для службового користування» може бути розглянуто комісією з питань роботи зі службовою інформацією за поданням посадової особи, яка підписуватиме документ.
10. Забороняється використовувати для передачі службової інформації відкриті канали зв’язку.
У разі виникнення необхідності в передачі (надсиланні) документів, що містять службову інформацію, юридичним особам, громадським об’єднанням без статусу юридичної особи та фізичним особам, на яких не поширюються вимоги цієї Інструкції, останні беруть на себе письмове зобов’язання щодо нерозголошення отриманої службової інформації.
Керівники юридичних осіб, громадських об’єднань без статусу юридичної особи та фізичні особи за розголошення службової інформації несуть відповідальність згідно із законом.
11. Відповідальність за організацію та забезпечення дотримання в сільській раді порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів, що містять службову інформацію, покладається на сільського голову.
Особи, винні у порушенні порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, їх втраті або розголошенні службової інформації, що в них міститься, притягуються до дисциплінарної або іншої відповідальності, передбаченої законом.
12. Під час роботи з документами з грифом «Для службового користування» застосовуються положення Національного стандарту ДСТУ 4163:2020, постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» (зі змінами), а також Інструкції з діловодства у Козинській сільській раді та її виконавчих органів.
Створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів з грифом «Для службового користування» здійснюється відповідно до вимог законодавства, що регулює питання роботи з електронними документами та питання електронного документообігу.
13. Використання інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно- телекомунікаційних систем чи засобів копіювально-розмножувальної техніки, що застосовуються під час обробки службової інформації, здійснюється на підставі розпорядження сільського голови з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації.
14. У разі ліквідації (реорганізації, злиття, перетворення) сільської ради рішення про подальше користування документами з грифом «Для службового користування» приймає ліквідаційна комісія.
15. Відділ організаційної роботи та документообігу надає консультаційну та методичну допомогу з питань діловодства щодо документів, що містять службову інформацію, підготовки справ до передавання на архівне зберігання.
ІІ. Приймання та реєстрація документів
16. Приймання документів з грифом «Для службового користування» здійснюється відділом організаційної роботи та документообігу.
Реєстрація документів з грифом «Для службового користування», що містять відмітку «Літер «М», здійснюється працівником відділу юридичного забезпечення, кадрової роботи та військового обліку сільської ради, відмітку «СІ», - посадовою особою, відповідальною за роботу з спеціальною інформацією.
17. У разі надходження у неробочий час конвертів (паковань) документами з грифом «Для службового користування» вони приймаються відповідальним черговим працівником, який, не розкриваючи, передає їх наступного робочого дня до відділу організаційної роботи та документообігу під особистий підпис у журналі обліку конвертів (паковань) за формою згідно з додатком 1 до Інструкції.
18. Вхідна кореспонденція з грифом «Для службового користування» розкривається працівником відділу організаційної роботи та документообігу, відповідальним за діловодство щодо документів, що містять службову інформацію. При цьому перевіряється відповідність кількості аркушів, примірників, додатків до документів та їхніх реєстраційних індексів зазначеним на конверті (пакованні) та у супровідному листі.
19. Конверти (паковання) з відміткою «Літер «М», що надійшли до відділу організаційної роботи та документообігу, передаються нерозкритими працівнику відділу юридичного забезпечення, кадрової роботи та військового обліку сільської ради під особистий підпис у журналі обліку пакетів (паковань) із зазначенням дати їх отримання та проставлянням печатки «Для документів».
20. Надіслані не за адресою документи з грифом «Для службового користування» повертаються відправникові без їх розгляду.
21. Під час реєстрації вхідного документа з грифом «Для службового користування» на першому його аркуші від руки або за допомогою штампа працівником відділу організаційної роботи та документообігу проставляється відмітка про надходження із зазначенням реєстраційного індексу, дати (у разі термінового виконання - години і хвилини) одержання документа.
У разі надходження конверта (паковання) з відміткою «Особисто» відмітка про надходження проставляється безпосередньо на конверті (пакованні) із зазначенням порядкового номера конверта (паковання) за журналом обліку конвертів (паковань) та дати його одержання.
22. Облік електронних носіїв інформації, книг та інших видань, що є додатками до вхідного супровідного листа, ведеться окремо від вхідних документів. На супровідному листі, який долучається до відповідної справи, працівником відділу організаційної роботи та документообігу проставляються номер облікової форми, порядковий номер і дата взяття додатка на облік.
23. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів з грифом «Для службового користування» здійснюється окремо від документів, які не містять службову інформацію, з дотриманням вимоги щодо одноразовості реєстрації.
При цьому до реєстраційного індексу документа додається відмітка «ДСК», наприклад: «251/01-11 ДСК; 01-13/156/1 ДСК; 123-р ДСК».
На документах з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації перед реєстраційним індексом проставляється відмітка «М» або «СІ», наприклад:
«М/251/01-12 ДСК або СІ/01-13/175/2 ДСК».
Вихідному супровідному листу та кожному додатку до нього присвоюється власний реєстраційний індекс.
Вхідному супровідному листу та додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка, наприклад:
«До вх.1172/01-13 ДСК від 01.09.2021».
На додатках, що підлягають поверненню, така відмітка проставляється на зворотному боці останнього аркуша документа.
Супровідний лист, що має примітку «Без додатка – відкрита інформація», також реєструється в реєстраційних формах, що використовуються для реєстрації документів, що містять службову інформацію.
24. Реєстрація документів з грифом «Для службового користування» здійснюється в журналах за формою згідно з додатками 3 і 4 до Інструкції, на картках або в електронній базі даних.
25. Реєстрація документів з грифом «Для службового користування» в електронній базі даних здійснюється з використанням спеціальних комп’ютерних програм та дотриманням вимог щодо технічного захисту інформації, встановлених законодавством.
- У разі реєстрації вхідних, вихідних, внутрішніх документів на картках або в електронній базі даних оформляється реєстраційно-контрольна картка за формою згідно з додатком 5 до Інструкції.
У разі потреби реєстраційно-контрольна картка може бути доповнена іншими реквізитами.
- Етапи проходження документів з грифом «Для службового користування» в сільській раді повинні обов’язково відображатися у реєстраційних формах (журналах, картках, електронній базі даних).
ІІІ. Облік видань з грифом «Для службового користування»
28. Тираж видання з грифом «Для службового користування», підготовлений у сільській раді, обліковується за одним порядковим номером у журналі за формою згідно з додатком 6 до Інструкції.
- Відмітка про додатково надруковані примірники видання робиться у журналі, де вони реєструвалися вперше, із продовженням їх нумерації від останнього номера примірника такого видання.
IV. Облік електронних носіїв інформації
- Облік електронних носіїв інформації (дисків для лазерних систем зчитування, невід’ємної частини модулів флеш-пам’яті тощо), на які планується записувати службову інформацію, ведеться відділом організаційної роботи та документообігу у журналі за формою згідно з додатком 7 до Інструкції.
Облік електронних носіїв інформації для опрацювання документів з грифом «Для службового користування» з відміткою «Літер «М» ведеться працівником відділу юридичного забезпечення, кадрової роботи та військового обліку сільської ради у журналі за формою згідно з додатком 7 до Інструкції.
31. На захисній оболонці електронного носія інформації (на верхньому боці диска для лазерних систем зчитування, невід’ємній частині корпусу модулів флеш-пам’яті тощо) зазначаються найменування сільської ради, обліковий номер і дата взяття на облік електронного носія, гриф «Для службового користування».
32. Обліковий номер жорсткого магнітного диска зазначається на етикетці, що наклеюється на його корпусі або на опломбованому корпусі блока чи пристрою, в якому він розміщується.
33. Наклеювання на електронний носій інформації етикеток з обліковими номерами, зазначеними у пунктах 31 і 32 цієї Інструкції, здійснюється у спосіб, який виключає можливість розбирання пристрою без пошкодження етикетки, її непомітного видалення (зміни) або перенесення на інший носій інформації.
- Забороняється записувати службову інформацію на електронний носій інформації, не внесений до журналу обліку електронних носіїв інформації, на які планується записувати службову інформацію.
- Гриф «Для службового користування» зберігається за електронним носієм інформації до моменту його знищення.
- Заміна електронного носія інформації з грифом «Для службового користування», який вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, провадиться представником організації, що здійснює гарантійне обслуговування, тільки у приміщенні сільської ради та у присутності працівника, якому такий носій видано в установленому порядку. Зазначений носій залишається у розпорядженні сільської ради для подальшого знищення.
Заміна електронного носія інформації з грифом «Для службового користування», що вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, в іншому порядку не дозволяється.
- Ремонт блока чи пристрою з електронним носієм інформації, що має гриф «Для службового користування», проводиться в сільській раді у присутності працівника, якому такий носій в установленому порядку видано, та відповідальної особи з питань технічного захисту інформації в сільській раді. У разі виникнення необхідності в передачі за межі сільської ради такого блока чи пристрою для виконання ремонтних робіт електронний носій інформації вилучається та зберігається відповідальною особою з питань технічного захисту інформації в сільській раді.
V. Друкування і розмноження документів
38. Друкування і розмноження в сільській раді документів з грифом «Для службового користування» за допомогою електронно-обчислювальної та копіювально-розмножувальної техніки провадиться з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації.
Друкування і розмноження документів з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації здійснюється працівниками сільської ради, які мають допуск до роботи з такими документами.
У правому верхньому куті першої сторінки документа, що містить службову інформацію, проставляється гриф «Для службового користування» та номер примірника, наприклад:
«Для службового користування
Прим. № 2».
39. Установа, що є розробником документа з грифом «Для службового користування», може зазначити на документі інформацію про заборону на розмноження (копіювання) такого документа в інших установах, наприклад:
«Для службового користування
Прим. № 3
Копіюванню не підлягає».
Відмітки «Літер «М», «СІ», номер примірника зазначаються нижче грифа «Для службового користування», наприклад:
«Для службового користування
Літер «М»
Прим. № 4»
або
«Для службового користування
«СІ»
Прим. № 2».
40. На першій сторінці кожного додатка до документа, що містить службову інформацію, вище інших відміток проставляється гриф «Для службового користування», наприклад:
«Для службового користування Прим. № 4
Додаток до листа Козинської сільської ради від __________ 20_______ року №___________».
У разі, коли додатки надсилаються разом із супровідним листом, після тексту листа перед підписом зазначається наявність додатків, їх обсяг, реєстраційні індекси і дати, наприклад:
|
«Додаток: |
довідка про виконання плану заходів Програми економічного і соціального розвитку від 29 січня 2021 року № 01-14/152/1 ДСК на 5 арк., прим. № 2».
|
Якщо інформація з обмеженим доступом міститься тільки у додатку до документа з грифом «Для службового користування», під таким грифом ставиться позначка «(Без додатка - відкрита інформація)», наприклад:
«Для службового користування
(Без додатка – відкрита інформація)
Прим. № 1».
41. У друкованих виданнях гриф «Для службового користування» і номер примірника зазначаються на обкладинці та на титульному аркуші видання. Якщо видання складається з кількох частин, такий гриф зазначається на кожній його частині, що містить службову інформацію.
42. На зворотному боці останнього аркуша примірника документа, що залишається у справі сільської ради, у нижньому лівому куті зазначаються кількість надрукованих примірників; перелік номерів примірників з найменуваннями адресатів (не більше чотирьох); номер пункту переліку відомостей або реквізити акта комісії з питань роботи зі службовою інформацією, згідно з якими інформацію віднесено до службової; назва та обліковий номер електронного носія інформації, наприклад:
«Надруковано три примірники.
Прим. № 1 – Дубенська районна державна адміністрація
Прим. № 2 – відділ організаційної роботи та документообігу
Прим. № 3 – до справи № 02-52
Пункт 3 переліку відомостей.
Файл № ».
43. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилання, в якому зазначається перелік адресатів, проставляються номери примірників, що відправляються відповідним адресатам, а замість конкретних найменувань адресатів на документі робиться узагальнений напис, наприклад:
«Прим. № 1-8 – за списком на розсилання;
Прим. № 9 – до справи № 02-52».
44. На кожному примірнику вихідного документа та додатках до нього на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша зазначаються власне ім’я та прізвище виконавця та номер його службового телефону, наприклад:
«Тетяна Решетило
33159».
45. Після реєстрації створеного документа з грифом «Для службового користування» його чернетки і роздруковані варіанти знищуються виконавцем шляхом подрібнення на машині для подрібнення паперу або іншим способом (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.
46. Друкування та розмноження документів з грифом «Для службового користування» здійснюється виконавцями на друкарській машинці, за допомогою спеціально захищеної комп’ютерної техніки за умови оформлення замовлення за формою згідно з додатком 8 до Інструкції або відповідно до резолюції керівництва сільської ради.
47. На кожному примірнику розмноженого документа від руки проставляється номер примірника.
48. Документ з грифом «Для службового користування», одержаний від іншої установи для опрацювання одночасно в кількох структурних підрозділах, копіюється у визначеному пунктом 46 цієї Інструкції порядку, якщо установа, яка є розробником документа, не встановила заборону на його розмноження.
49. Облік розмножених документів, що містять службову інформацію, ведеться в журналі за формою згідно з додатком 9 до Інструкції.
VІ. Надсилання документів
50. Надсилання документів з грифом «Для службового користування» іншим установам у межах України здійснюється підрозділами урядового фельд’єгерського зв’язку, підрозділами органів спеціального зв’язку, підрозділами відомчого фельд’єгерського зв’язку у складі Збройних Сил України. У разі нагальної потреби за дозволом сільського голови документи з грифом «Для службового користування» в межах населеного пункту можуть бути отримані у відправника працівниками служби діловодства.
У разі надсилання документів з грифом «Для службового користування» за допомогою підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку або органів спеціального зв’язку оформлення конвертів (паковань) повинне відповідати вимогам нормативно-правових актів, що регулюють діяльність зазначених підрозділів.
Надсилання конвертів (паковань) з відмітками «Літер «М» та «СІ» в межах України здійснюється за допомогою підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку або органів спеціального зв’язку. Надсилання документів з грифом «Для службового користування» за кордон здійснюється відповідно до законодавства.
Передача службової інформації (надсилання документів з грифом «Для службового користування») телекомунікаційними, інформаційно-телекомунікаційними мережами здійснюється лише з використанням засобів криптографічного захисту інформації, що в установленому порядку допущені до експлуатації, з дотриманням вимог технічного захисту інформації.
51. Електронні носії інформації та документи з грифом «Для службового користування», що підлягають поверненню, обов’язково надсилаються до сільської ради із супровідним листом.
52. Документи з грифом «Для службового користування», що надсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані у спосіб, який виключає можливість доступу та прочитання тексту чи реквізитів без порушення цілісності паковання.
53. На конвертах (пакованнях) зазначаються адреси та найменування установи-одержувача і відправника, реєстраційні індекси вкладених документів із проставленням відмітки «ДСК». Забороняється зазначати власні імена, прізвища і посади керівників установи-одержувача, а також власні імена, прізвища виконавців документів і назви структурних підрозділів.
Електронні носії інформації упаковуються в окремий конверт (паковання), на якому зазначаються дата та реєстраційний індекс супровідного листа.
54. У разі надсилання документів, що повинні бути розкриті певною посадовою особою установи особисто, їх упаковують в окремий конверт, у правому верхньому куті якого нижче грифа «Для службового користування» проставляється відмітка «Особисто», а в його нижній правій частині зазначаються посада, власне ім’я та прізвище одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 53 цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка «Подвійний конверт».
55. У разі надсилання документів з мобілізаційних питань на конвертах (пакованнях) додатково проставляється відмітка «Літер «М».
56. Надсилання документів з мобілізаційних питань в одному конверті (пакованні) з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, не дозволяється.
57. У разі надсилання документа, що має відмітку «СІ», його вміщують в окремий конверт, у правому куті якого нижче грифа «Для службового користування» проставляється відмітка «СІ», а в його нижній правій частині зазначаються посада, власне ім’я та прізвище одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 52 цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка «Подвійний конверт».
VII. Формування виконаних документів у справи
58. Виконані документи з грифом «Для службового користування» групуються у справи згідно із затвердженою в сільській раді зведеною номенклатурою справ. Дозволяється долучати до справи із грифом «Для службового користування» документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань такої справи.
Документи з мобілізаційних питань долучаються до справ з мобілізаційної роботи, що мають відмітку «Літер «М», а документи з питань спеціальної інформації – до справ з відміткою «СІ».
Документи, що стосуються організації режимно-секретної роботи в сільській раді, формуються у справи працівником, відповідальним за виконання такого виду робіт.
59. До номенклатури справ включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали реєстрації та обліку документів з грифом «Для службового користування».
60. У графі номенклатури справ «Індекс справи» до номера справи з документами, що мають гриф «Для службового користування», проставляється відмітка «ДСК», наприклад: «02-49 ДСК».
61. На обкладинці справи, що містить документи з грифом «Для службового користування», у правому верхньому куті проставляється відмітка «Для службового користування».
62. У разі коли в сільській раді створюється понад 50 документів на рік з грифом «Для службового користування», їх доцільно формувати в окремі справи за видами (розпорядження, інструкції, листування тощо).
- У разі, коли в сільській раді створюється менш як 50 документів на рік з грифом «Для службового користування», номенклатурою справ може бути передбачено формування однієї справи із заголовком «Документи з грифом «Для службового користування». Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється відмітка «ЕК», яка означає, що строк зберігання справи визначається експертною комісією сільської ради з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія), яка утворюється та діє відповідно до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 (зі змінами).
64. Експертна комісія після закінчення року вивчає кожен аркуш справи «Документи з грифом «Для службового користування» і за потреби приймає рішення про її переформування. Документи постійного зберігання, що містяться у справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок та яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у такій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.
- Якщо у справі із заголовком «Документи з грифом «Для службового користування» містяться лише документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися, а строк зберігання такої справи визначається найдовшим строком зберігання документів, що містяться в ній. Відмітка «ЕК» у графі номенклатури справ «Строк зберігання» закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.
- Документи з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації зберігаються в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, на яких зазначаються прізвища та ініціали працівників, які мають право їх розкривати.
Робочі папки, футляри або пакети з документами з мобілізаційних питань або з питань спеціальної інформації опечатуються особистою номерною металевою печаткою працівника, який безпосередньо з ними працює.
VІІІ. Користування документами
- Вхідні, вихідні, внутрішні документи з грифом «Для службового користування» передаються працівникам відповідно до резолюцій сільського голови, його заступника або секретаря ради.
Справи з грифом «Для службового користування», що зберігаються у відділі організаційної роботи та документообігу чи інших структурних підрозділах, видаються у тимчасове користування працівникам сільської ради на підставі замовлення за формою згідно з додатком 10, резолюції сільського голови або затвердженого сільським головою (заступником голови) списку працівників, які мають право працювати з відповідною справою.
Допуск працівників сільської ради до роботи з документами, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань або з питань спеціальної інформації, здійснюється на підставі списку, складеного працівником відділу юридичного забезпечення, кадрової роботи та військового обліку сільської ради, або посадовою особою, відповідальною за роботу із спеціальною інформацією, і затвердженого сільським головою.
- Справи та видання з грифом «Для службового користування» видаються у тимчасове користування і приймаються під особистий підпис у журналі за формою згідно з додатком 11.
- Робота з документами з мобілізаційних питань проводиться у службовому кабінеті сільської ради з дотриманням вимог, які унеможливлюють ознайомлення зі змістом таких документів сторонніх осіб.
- Під час приймання справи від працівника проводиться перевірка наявності кожного аркуша всіх документів справи відповідно до її внутрішнього опису.
71. Справи з грифом «Для службового користування», що зберігаються у відділі організаційної роботи та документообігу, видаються у тимчасове користування працівникам інших структурних підрозділів сільської ради на підставі замовлення за формою згідно з додатком 12.
Про видачу справ з грифом «Для службового користування» з архіву сільської ради робиться запис у книзі видачі справ у робочі приміщення сільської ради.
72. Справи з грифом «Для службового користування» видаються для тимчасового користування на строк, що не перевищує одного місяця.
- За наявності письмових клопотань інших установ або припису на право проведення перевірки згідно з наданими законом повноваженнями документи з грифом «Для службового користування», їх копії і витяги з них за письмовим дозволом або резолюцією сільського голови чи його заступника можуть видаватися працівникам інших установ.
Витяги з документів оформляються на відповідному бланку. Копії документів та витяги з них засвідчуються начальником відділу організаційної роботи та документообігу або діловодом відділу організаційної роботи та документообігу у разі відсутності начальника, наприклад:
«Згідно з оригіналом
Начальник відділу організаційної роботи та документообігу
сільської ради (підпис) Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
15 грудня 2020 року».
74. Після ознайомлення з документами з грифом «Для службового користування» на зворотному боці запиту або припису на право проведення перевірки робиться запис про документи (реєстраційні дані, заголовки), з якими ознайомлено працівника іншої установи.
75. У разі потреби працівник іншої установи робить витяги з виданих йому документів з грифом «Для службового користування» у робочому зошиті, що має зазначений гриф, який після завершення роботи з документами надсилається установі, що робила запит на ознайомлення.
Для ведення записів, що містять інформацію з грифом «Для службового користування», працівникам інших установ видаються робочі зошити.
Аркуші робочих зошитів повинні бути пронумеровані, прошиті нитками та опечатані шляхом наклеювання на кінці ниток паперових наклейок з чітким відбитком печатки «Для документів».
На зворотному боці останнього аркуша робочого зошита робиться запис про кількість пронумерованих і прошитих аркушів, який засвідчується підписом працівника відділу організаційної роботи та документообігу і скріплюється печаткою «Для документів».
- Працівник іншої установи може ознайомитися зі змістом документа з грифом «Для службового користування», отриманим від іншої установи, лише за письмовою згодою установи – розробника такого документа. Зазначена вимога не поширюється на представників органів державного нагляду (контролю) під час виконання ними відповідних функцій згідно із законодавством.
- Забороняється використовувати службову інформацію, що міститься в документах з грифом «Для службового користування», для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації та демонструвати такі документи на стендах, у вітринах на відкритих виставках або в інших громадських місцях.
У разі надходження до сільської ради запиту на інформацію, що міститься у документі, якому присвоєно гриф «Для службового користування», перегляд такого документа з метою перевірки відповідності запитуваної інформації сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації», щодо обмеження доступу до інформації на момент надходження запиту здійснюється з урахуванням вимог пункту 78 цієї Інструкції. Авторові запиту надається інформація в тій частині, доступ до якої відповідно до зазначеного Закону не обмежено.
За наявності в запитуваному документі інформації з обмеженим доступом для надсилання запитувачеві виготовляється його копія, в якій слова, речення чи зображення, що містять інформацію з обмеженим доступом, ретушуються у спосіб, який виключає подальше відтворення ретушованого. З такої копії документа виготовляється інша копія, яка надсилається запитувачеві. Копія запитуваного документа, що ретушувалася, зберігається разом з документами з відповідного запиту та може використовуватися повторно в разі надходження до сільської ради іншого запиту на інформацію, що міститься у такому документі.
IX. Перегляд документів з грифом «Для службового користування»
- Перегляд документів з грифом «Для службового користування» проводиться з метою підтвердження наявності або відсутності в них відомостей, що становлять службову інформацію, не рідше ніж один раз на п’ять років.
Скасування грифа «Для службового користування» здійснюється за відсутності законних підстав для обмеження у доступі до службової інформації, що існували раніше.
Перегляд документів з грифом «Для службового користування» з метою можливого скасування грифа обов’язково здійснюється під час підготовки:
справ для їх передачі до архіву сільської ради;
документів Національного архівного фонду для їх передачі на постійне зберігання до Державного архіву Рівненської області.
Рішення про скасування грифа «Для службового користування» чи його підтвердження приймається комісією з питань роботи зі службовою інформацією установи — розробника документа або відповідною комісією установи-правонаступника чи установи вищого рівня, якщо установа — розробник документа припинила свою діяльність.
- За рішенням комісії з питань роботи зі службовою інформацією строк обмеження доступу до справ (документів) може бути продовжений.
- Рішення комісії з питань роботи зі службовою інформацією оформляється протоколом, що підписується головою і секретарем комісії та набирає чинності з моменту затвердження протоколу сільським головою. У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані, заголовки та номери за номенклатурою або описом справ, з яких знімається гриф «Для службового користування» або строк обмеження доступу до яких продовжено.
Витяг з протоколу або його засвідчена копія передається разом із справами до архіву сільської ради, а у разі передачі документів Національного архівного фонду на постійне зберігання - до Державного архіву Рівненської області.
- Про скасування грифа «Для службового користування» письмово повідомляються всі установи, яким надсилався такий документ. За потреби можуть надсилатися витяги з протоколу засідання комісії з питань роботи зі службовою інформацією.
- На обкладинках справ та документах гриф «Для службового користування» погашається працівником відділу організаційної роботи та документообігу шляхом його закреслення тонкою рискою та зазначення нижче на вільному від тексту місці дати і номера відповідного протоколу засідання комісії з питань роботи зі службовою інформацією. Такі відмітки вносяться до реєстраційних та облікових форм, номенклатури та опису справ.
Х. Підготовка справ до передачі на архівне зберігання та знищення
- Експертиза цінності документів з грифом «Для службового користування» та їх підготовка до архівного зберігання здійснюються в установленому законодавством порядку.
У кінці кожної закінченої справи з грифом «Для службового користування» на окремому аркуші робиться засвідчувальний напис, у якому зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у справі, кількість аркушів внутрішнього опису, а також:
наявність літерних і пропущених номерів аркушів;
номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками
тощо;
номери великоформатних аркушів;
номери конвертів з укладеннями;
кількість аркушів укладень.
Після засвідчувального напису працівник, який сформував справу, ставить підпис із зазначенням посади, прізвища і дати, який засвідчується печаткою «Для документів» або печаткою «Для пакетів». Усі наступні зміни у складі справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, долучення нових документів) зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний розпорядчий документ.
Справи з грифом «Для службового користування» після проведення експертизи цінності документів, що містяться в ній, підшиваються через чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Справи постійного та тривалого (понад десять років) строків зберігання та особові справи оправляються у тверду обкладинку.
84. Справи постійного та тривалого зберігання з грифом «Для службового користування» та особові справи включаються у відповідні описи справ разом з документами, що містять відкриту інформацію. При цьому в описі до номера справи та у графі «Індекс справи (тому, частини)» з документами з грифом «Для службового користування» додається відмітка «ДСК».
85. Під час передачі справ з грифом «Для службового користування» на постійне зберігання до Державного архіву Рівненської області сільська рада - фондоутворювач разом з актом приймання-передавання справ, оформленим в установленому порядку, подає Державному архіву Рівненської області лист, у якому визначається порядок користування такими справами.
86. Вилучені для знищення за результатами експертизи цінності справи з грифом «Для службового користування», строк зберігання яких закінчився, включаються до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі - акт про вилучення документів), що складається відповідно до вимог, установлених щодо всіх справ установи в цілому.
87. Документи, справи, видання з грифом «Для службового користування», вилучені для знищення експертною комісією установи у складі не менше трьох членів, підлягають знищенню шляхом подрібнення носіїв інформації або в інший спосіб (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.
Електронні носії інформації знищуються або переробляються у спосіб, що виключає можливість повного або часткового відновлення збереженої на них інформації.
88. В акті про вилучення документів робиться запис про знищення відповідних документів, справ із зазначенням власних імен та прізвищ членів експертної комісії, їхніх підписів, дати знищення, наприклад:
|
|
«Справи № 46 ДСК, № 51 ДСК, № 98 ДСК знищено шляхом подрібнення. |
89. Після знищення документів з грифом «Для службового користування» в облікових формах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тривалого (понад десять років) зберігання робиться відмітка «Документи знищено. Акт від ___________ 20__ року № __».
90. Телефонні та адресні довідники, стенографічні записи з грифом «Для службового користування», друкарський брак, виявлений під час друкування видань із зазначеним грифом, можуть знищуватися без акта про вилучення документів, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами не менш як трьох працівників установи, які провели таке знищення.
XI. Забезпечення збереженості документів та проведення перевірки їх наявності
91. Справи з грифом «Для службового користування» з дати їх створення (надходження) зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою зведеною номенклатурою справ до моменту їх передачі в архів сільської ради.
92. Документи і справи з грифом «Для службового користування» зберігаються у сейфах, що розташовані у службових приміщеннях або сховищі архіву. Сейфи, службові приміщення, сховища архіву повинні надійно замикатися і опечатуватися металевими печатками.
Порядок виготовлення, ведення обліку, використання металевих печаток та порядок ведення обліку сейфів і ключів від них визначаються сільським головою.
Зберігання документів і справ із грифом «Для службового користування» здійснюється працівниками, які безпосередньо отримали їх під особистий підпис, у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.
93. Документи з грифом «Для службового користування» можуть перебувати у працівників на виконанні протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови дотримання вимог їх зберігання, визначених пунктом 92 цієї Інструкції.
94. Передача документів з грифом «Для службового користування» структурним підрозділам здійснюється через відділ організаційної роботи та документообігу з проставленням відповідної відмітки в облікових формах.
Передача одержаних у відділі організаційної роботи та документообігу документів з грифом «Для службового користування» в одному структурному підрозділі для виконання (ознайомлення) від одного працівника структурного підрозділу іншому працівникові того самого структурного підрозділу здійснюється відповідно до резолюції керівника структурного підрозділу з урахуванням пункту 92 цієї Інструкції.
95. Забороняється переміщення документів з грифом «Для службового користування» з однієї справи до іншої без повідомлення про це відділу організаційної роботи та документообігу. Про всі переміщення документів робляться відповідні відмітки в облікових формах, у тому числі внутрішніх описах.
Вилучення справ або окремих документів зі справ з грифом «Для службового користування» забороняється. В окремих випадках на підставі рішення слідчого судді, суду відділ організаційної роботи та документообігу за письмовою вказівкою сільського голови здійснює вилучення оригіналів необхідних документів або справ. При цьому у відділі організаційної роботи та документообігу (архіві установи) має залишитися протокол про вилучення документів з їх засвідченими копіями.
96. Документи з грифом «Для службового користування» не дозволяється виносити за межі установи, крім випадків передачі документів на виконання у структурні підрозділи, що розташовуються поза межами адміністративного приміщення сільської ради, та у разі виникнення необхідності в їх узгодженні, підписанні в установах, розташованих у межах одного населеного пункту. Винесення документа з грифом «Для службового користування» за межі сільської ради здійснюється на підставі резолюції сільського голови (його заступника), секретаря ради або керівника структурного підрозділу, в якому такий документ (його проєкт) підготовлено. При цьому документ повинен бути вкладений у конверт або упакований у такий спосіб, щоб виключити можливість його прочитання.
97. Працівнику сільської ради, відрядженому до іншого населеного пункту, забороняється мати при собі документи з грифом «Для службового користування». У разі потреби такі документи надсилаються за призначенням до початку відрядження.
98. В окремих випадках, зокрема у разі термінового позапланового відрядження, сільський голова (його заступник), секретар ради ставить на доповідній записці керівника відповідного структурного підрозділу резолюцію, згідно з якою дає дозвіл на перевезення документів з грифом «Для службового користування» до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників, які повинні виконувати роботу з ними з дотриманням заходів, що унеможливлюють несанкціоноване ознайомлення з текстом таких документів.
99. Стан організації роботи з документами, що містять службову інформацію (наявність та фізичний стан документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом «Для службового користування»), не рідше ніж один раз на рік перевіряється комісією з питань проведення перевірки наявності документів з грифом «Для службового користування» після завершення діловодного року та формування справ.
Строк проведення перевірки та склад комісії з питань її проведення визначаються розпорядженням сільського голови.
До складу комісій з питань проведення перевірки наявності документів з грифом «Для службового користування» з відмітками «Літер «М» та «СІ» залучаються лише особи, допущені до роботи з такими документами.
100. Перевірка наявності справ та видань з грифом «Для службового користування» в архіві сільської ради, в разі наявності понад 1000 таких справ та видань, проводиться не рідше ніж один раз на п’ять років.
101. Результати перевірок, зазначених у пунктах 99 і 100 цієї Інструкції, оформляються актом за формою згідно з додатком 13.
Працівник, якому стало відомо про факт втрати документа, що містить службову інформацію, та про можливе розголошення відомостей, що становлять службову інформацію, невідкладно інформує керівника свого структурного підрозділу, який у письмовій формі терміново інформує про такий факт керівника установи та начальника відділу організаційної роботи та документообігу.
У разі втрати документа, що містить службову інформацію, письмово повідомляється установі, від якої цей документ отримано. Про втрату документа, що містить службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, або можливе розголошення такої службової інформації повідомляється також Управлінню Служби безпеки України в Рівненській області із зазначенням обставин втрати документа (розголошення відомостей) та про вжиті заходи.
102. Факти втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію, розслідує комісія з питань роботи зі службовою інформацією сільської ради. Для розслідування окремих фактів втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію (далі - розслідування), розпорядженням сільського голови може утворюватися спеціальна комісія.
103. Спеціальна комісія має право отримувати від працівників сільської ради письмові та усні пояснення з питань, що є предметом розслідування, витребувати необхідні документи (їх копії), оглядати приміщення і сховища.
104. Члени комісії з питань роботи зі службовою інформацією та спеціальної комісії несуть персональну відповідальність за повноту, всебічність і об’єктивність висновків розслідування, нерозголошення інформації, що стосується розслідування.
105. За результатами розслідування, яке триває не довше ніж один місяць, складається акт, що підписується членами комісії з питань роботи зі службовою інформацією або спеціальної комісії та подається сільському голові на затвердження. За наявності обґрунтованих пропозицій відповідної комісії, прийнятих на її засіданні, строк проведення розслідування може бути продовжено за резолюцією сільського голови не більш як на один місяць.
Розслідування починається з дати підписання розпорядчого документа про його проведення та завершується датою затвердження акта про результати проведення розслідування.
106. В окремому розділі акта про результати проведення розслідування зазначаються обставини, причини та умови настання відповідного випадку, рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність установ, а також наводиться перелік втрачених документів.
107. Відмітка про втрату документів вноситься відділом організаційної роботи та документообігу до реєстраційних та облікових форм із зазначенням реєстраційних даних акта про результати проведення розслідування.
108. Довідка про причини відсутності втрачених документів, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву установи для включення її до справи.
XII. Охорона службової інформації під час міжнародного співробітництва
109. Рішення про можливість прийому сільською радою іноземних делегацій, груп та окремих іноземних громадян та осіб без громадянства (далі - іноземці) приймається сільським головою, його заступником або секретарем ради.
110. Організацію прийому іноземців і проведення роботи з ними забезпечує відділ організаційної роботи та документообігу.
111. Відділом організаційної роботи та документообігу разом з іншими працівниками структурних підрозділів сільської ради, які беруть участь у прийомі іноземців, за участю відповідальної особи з питань технічного захисту інформації в сільській раді розробляється програма прийому іноземців, яка повинна містити:
відомості про іноземців, найменування їхніх посад, а також інформацію про підприємство, установу, організацію, яку вони представляють, період перебування в сільській раді;
мету прийому іноземців, перелік питань, що плануються для обговорення. Інформація про діяльність сільської ради, яка може бути доведена до іноземців або їм передана, зазначається у додатку до програми;
список посадових осіб, відповідальних за прийом іноземців і виконання інших завдань, пов’язаних з перебуванням іноземців у сільській раді (із зазначенням змісту таких завдань);
перелік структурних підрозділів сільської ради (із зазначенням приміщень), що відвідуватимуться іноземцями;
перелік місць та порядок застосування іноземцями кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратури, інших технічних засобів;
маршрути і порядок пересування іноземців територією сільської ради;
Програма прийому іноземців затверджується сільським головою, його заступником або секретарем ради.
112. У разі, коли під час прийому іноземців передбачається передача іноземцям в установленому законодавством порядку службової інформації, що була зібрана під час провадження оперативно-розшукової діяльності, діяльності у сфері оборони держави, сільський голова або за його дорученням начальник відділу організаційної роботи та документообігу своєчасно інформує у письмовій формі Управління Служби безпеки України в Рівненській області про склад іноземної делегації (групи) із зазначенням імен та прізвищ, посад її членів, період перебування та мету відвідання сільської ради. Разом із зазначеною інформацією надсилається копія програми прийому іноземців.
113. З метою запобігання витоку службової інформації відомості, документи та інші матеріальні носії інформації, яким надано гриф «Для службового користування» та з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм надані, оцінюються комісією з питань роботи зі службовою інформацією до затвердження програми прийому іноземців.
Рішення такої комісії оформляється актом про результати проведення експертної оцінки, що затверджується сільським головою.
114. Акт про результати проведення експертної оцінки повинен містити:
дані щодо підстав проведення експертної оцінки;
назву, реєстраційні дані, гриф обмеження доступу до документа, номер носія інформації, яка є предметом експертної оцінки;
назву та вид носія інформації, його реєстраційні дані, сторінки, пункти, абзаци та інші дані щодо інформації, яка містить відомості, що становлять службову інформацію;
сферу життєдіяльності держави, якій може бути завдано шкоди внаслідок оприлюднення такої інформації, та обґрунтування такого висновку;
пункти переліку відомостей, що становлять службову інформацію, яким відповідають наявні в матеріальних носіях інформації відомості;
найменування органу державної влади, іншого державного органу, органу місцевого самоврядування, органу влади Автономної Республіки Крим, іншого суб’єкта, що виконує владні управлінські функції відповідно до законодавства і є розпорядником зазначеної службової інформації.
115. Носії інформації з грифом «Для службового користування» можуть бути надані для ознайомлення іноземцям після вилучення з них відомостей, що становлять службову інформацію.
116. У разі, коли комісією з питань роботи зі службовою інформацією в носіях інформації не виявлено зазначеної інформації, наданий таким носіям гриф «Для службового користування» підлягає перегляду відповідно до пункту 78 цієї Інструкції.
117. Передача іноземцям службової інформації здійснюється з дозволу сільського голови, якому відповідно до пункту 3 цієї Інструкції надано право затверджувати перелік відомостей, або його заступника, уповноваженого сільським головою на прийняття такого рішення.
118. Прийом іноземців проводиться у кабінеті сільського голови. Підготовка кабінету сільського голови для прийому іноземців передбачає припинення в ньому робіт, пов’язаних з обробкою службової інформації, вилучення документів з грифом «Для службового користування», приховування або маскування виробів (стендів), наочної документації, що містять службову інформацію.
Кабінет сільського голови до початку його відвідування іноземцями та після його завершення перевіряється відповідальним працівником сільської ради. Про результати такої перевірки складається довідка у довільній формі, а зазначені в ній відомості вносяться до відповідної графи журналу обліку зустрічей за формою згідно з додатком 14, що ведеться відділом організаційної роботи та документообігу.
119. Повноваження осіб сільської ради, відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ними, визначаються програмою роботи з іноземцями, а також розпорядженнями сільського голови. Працівники сільської ради, які беруть участь у прийомі іноземців і проведенні роботи з ними, повинні діяти лише у межах наданих повноважень та забезпечувати охорону службової інформації.
120. Забороняється під час прийому і проведення роботи з іноземцями залишати їх у службових приміщеннях та на території установи без супроводу.
121. Відділ організаційної роботи та документообігу за результатами прийому іноземців складає у довільній формі звіт про виконання програми роботи з іноземцями, в якому зазначаються:
відомості про іноземців, зміст проведених з ними бесід;
інформація, яка використовувалася чи була передана іноземцям, перелік відповідних матеріальних носіїв інформації (документів, науково-технічної документації, зразків виробів тощо);
інформація, отримана від іноземців;
пропозиції та рекомендації за результатами візиту іноземців.
122. Звіт про виконання програми роботи з іноземцями затверджується сільським головою. У разі передачі іноземцям документів або матеріальних носіїв, що містять службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, копія затвердженого звіту протягом п’яти робочих днів надсилається Управлінню Служби безпеки України в Рівненській області, а також за дорученням сільського голови іншим заінтересованим установам.
123. Програма проведення роботи з іноземцями, акт про результати проведення експертної оцінки та звіт про виконання програми роботи з іноземцями зберігаються у відділі організаційної роботи та документообігу в окремій справі, що передбачається номенклатурою справ.
124. Сільський голова (його заступник), що приймають іноземців, зобов’язані здійснювати контроль за діяльністю осіб, на яких покладається виконання функцій з організації прийому і проведення роботи з іноземцями, а також за виконанням відповідних програм.
125. У разі виникнення необхідності в одночасному забезпеченні охорони службової інформації та режиму секретності під час міжнародного співробітництва захист службової та секретної інформації провадиться відповідно до вимог Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939 (зі змінами).
126. Вимоги до охорони службової інформації під час прийому іноземців не поширюються на іноземних радників, які виконують консультативно-дорадчу функцію в органі державної влади на підставі відповідних міжнародних договорів, у тому числі про взаємну охорону (захист) таємної інформації та матеріалів.
127. Питання щодо охорони службової інформації під час роботи іноземних радників, визначення їх повноважень та обов’язків, переліку осіб, які мають право з ними працювати, порядку роботи з іноземними радниками регулюються розпорядженням сільського голови.
Начальник відділу організаційної роботи та документообігу
сільської ради Оксана ВДОВИЧЕНКО
Розпорядження підготував:
Начальник відділу організаційної роботи та документообігу
сільської ради Оксана ВДОВИЧЕНКО
Погоджено:
Заступник сільського голови Олександр КУРСИК
Секретар ради Олександра ФІДЧУК
Начальник відділу юридичного забезпечення,
кадрової роботи та військового обліку
сільської ради Віктор САЧУК
