Порядок складання, подання, опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації, що знаходиться у володінні Козинської сільської ради

Порядок складання, подання, опрацювання та розгляду запитів

щодо надання публічної інформації, що знаходиться у володінні

 Козинської сільської ради

І. Загальні положення

1. Цей Порядок розроблено на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Козинська сільська рада (далі – сільська рада).

2. Публічна інформація, розпорядником якої є сільська рада – це відображена та задокументована будь-якими засобами і на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання сільською радою своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні сільської ради та її структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.

3. Запити щодо надання публічної інформації можуть бути подані  до  сільської ради або до її структурних підрозділів в усній формі, в письмовій формі, телефоном, електронною поштою за вибором запитувача.

4. У разі подання запиту до сільської ради інформація надається згідно з положеннями цього Порядку. У випадку подання запиту на одержання публічної інформації до структурних підрозділів сільської ради, її надання здійснюється згідно з порядками (положеннями), затвердженими відповідними структурними підрозділами з урахуванням вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації».

Персональна відповідальність за забезпечення належного виконання вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації» покладається на керівників відповідних органів (розпорядників інформації).

5. Письмові запити щодо надання публічної інформації та запити, що надсилаються електронною поштою, складаються у довільній формі, але обов’язково мають містити: прізвище, власне ім'я (найменування – для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є; загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо; підпис  і дату за умови подання запиту  в письмовій формі. У разі якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його має оформити заступник головного уповноваженого з питань забезпечення доступу до публічної інформації сільської ради (далі – заступник головного уповноваженого), обов’язково зазначивши в запиті своє ім’я, контактний телефон, та надати копію запиту особі, яка його подала.

6. Відсутність у запиті або наявність у неповному обсязі інформації про запитувача, зазначеної у пункті 5 цього Порядку, відповідно до пункту 4 статті 22 Закону України «Про доступ до публічної інформації» є підставою для відмови в задоволенні запиту, про що запитувачу письмово повідомляється у встановлений зазначеним Законом термін.

7. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати у заступника головного уповноваженого  – начальника відділу організаційної роботи, документообігу та військового обліку сільської ради та на вебсайті сільської ради.

8. Головним уповноваженим з питань забезпечення доступу  до публічної інформації сільської ради (далі – головний уповноважений) за запитами, адресованими сільському голові, заступнику сільського голови, секретарю ради, сільській раді в цілому без зазначення конкретного адресата, є секретар ради.

9. У разі надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь на який має бути надана не пізніше 48 годин з дня його отримання, головний уповноважений перевіряє наявність обґрунтованого клопотання запитувача про опрацювання свого запиту як термінового згідно з положеннями Закону України «Про доступ до публічної інформації». У разі відсутності обґрунтування запиту він розглядається у загальному порядку та у відповіді запитувачу окремо зазначаються підстави прийняття такого рішення.

10. Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті щодо надання публічної інформації, несе запитувач.

11. У разі якщо звернення громадянина серед інших перелічених питань містить питання, яке має ознаки запиту щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», таке питання розглядається разом з іншими питаннями звернення у порядку, передбаченому Законом України «Про звернення громадян».

ІІ. Процес отримання запитів щодо надання публічної інформації

1. Запити щодо надання публічної інформації приймаються сільською радою у робочі дні протягом робочого часу (з понеділка по четвер – з 09.00 до 18.15, у п’ятницю – з 09.00 до 17.00).

Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, що подаються особисто в адміністративному будинку, де розміщена  сільська рада, не приймаються протягом обідньої перерви (з 13.00 до 14.00).

2. Письмові запити щодо надання публічної інформації, надіслані поштою, отримані за допомогою електронної пошти, телефоном, подані в усній формі, які адресовані керівництву сільської ради або сільській раді в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, реєструються відповідальною особою, визначеною  додатком до цього розпорядження, та невідкладно розглядаються головним уповноваженим.

3. Запити щодо надання публічної інформації за допомогою електронної пошти, адресовані керівництву сільської ради  або сільській раді в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, надсилаються на електронну адресу сільської ради.

4. Запити на отримання публічної інформації, подані в усній формі та за телефоном 3-42-86, що адресовані керівництву сільської ради або сільській раді в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи,  оформляються відповідальною особою, визначеною додатком до цього розпорядження, за формою запиту щодо надання інформації, із зазначенням усіх реквізитів запиту, передбачених у пункті 5 розділу І цього Порядку, дати та часу прийняття запиту.

5. При зверненні із запитом на отримання публічної інформації   телефоном до структурних підрозділів сільської ради,  запитувача переадресовують за телефоном відповідальної особи, визначеної додатком  до цього розпорядження.

6. У разі якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації», на будь-якій стадії прийому та реєстрації такого запиту залучається працівник відділу юридичного забезпечення та кадрової роботи сільської ради для невідкладного надання правової допомоги в ідентифікації документа.

Про надання юридичного висновку працівником відділу юридичного забезпечення та кадрової роботи сільської ради невідкладно проставляється відповідна відмітка: «Підпадає під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації», «Не підпадає під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації».

ІІІ. Процес реєстрації та обліку запитів щодо надання

публічної інформації

1. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пункті 5 розділу І цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пункту 5 розділу І цього Порядку не є підставою для відмови у  реєстрації такого запиту.

2. Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження до сільської ради фактичного дня надходження. Запити щодо надання публічної інформації, що надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження  до сільської ради наступного робочого дня за фактичним днем надходження.

3. Реєстрація та облік запитів щодо надання публічної інформації, що адресовані керівництву сільської ради або сільській раді в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, здійснюються  в окремому журналі, призначеному для реєстрації запитів на отримання публічної інформації, у якому фіксуються дані, зазначені у пункті 5 розділу І цього Порядку.

            4. При реєстрації запити щодо надання публічної інформації  класифікуються за:

1) статусом запитувача (фізична або юридична особа): громадська організація, ЗМІ, підприємство тощо;

2) територією знаходження запитувача: райони області, міста обласного значення, інші області тощо;

3) тематикою запиту;

4) способом надсилання запиту: письмово, електронною поштою,   у телефонному режимі, подано особисто.

          5. На прохання запитувача, який особисто подав запит щодо надання публічної інформації в адміністративному будинку сільської ради,  відповідальна особа, визначена додатком до цього розпорядження, проставляє реєстраційний номер на другому примірнику запиту, який запитувач залишає собі, або на ксерокопії.

           6. Запити на паперових носіях та відповіді, що надані запитувачу, формуються у справи та зберігаються у відділі організаційної роботи, документообігу та військового обліку сільської ради.

ІУ. Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації

1. Первинний розгляд запитів щодо надання публічної інформації, що адресовані керівництву сільської ради або сільській раді  в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи,   внесення пропозицій для вчинення  резолюцій із дорученнями на підготовку проєкту відповіді запитувачу здійснює головний уповноважений та передає сільському голові, заступнику сільського голови, секретарю ради відповідно до розподілу функціональних повноважень.

2. Після розгляду запити з відповідною резолюцією відповідальною особою, визначеною додатком до цього розпорядження, передаються до структурних підрозділів сільської ради (далі – структурні підрозділи), які згідно з резолюціями мають підготувати проєкт відповіді запитувачу. Термінові запити з терміном розгляду 48 годин передаються на розгляд структурним підрозділам негайно після вчинення резолюції.

3.  Структурні підрозділи розглядають запити та готують проєкти відповідей за підписом сільського голови, заступника сільського голови, секретаря ради відповідно до розподілу функціональних повноважень.

4. Проєкти відповідей подаються на підпис у двох примірниках. До проєктів відповідей у разі необхідності додаються копії документів  (як до першого, так і до другого примірників).

5. Термін підготовки відповіді проставляється на запиті відповідальною особою, яка здійснює його реєстрацію, але не може перевищувати п’яти робочих днів з дня реєстрації.

6. У разі якщо запит стосується сфери повноважень декількох структурних підрозділів, відповідальним за підготовку проєкту відповіді запитувачу є структурний підрозділ, зазначений першим у резолюції (на нього покладається узагальнення інформації).

7. Проєкт відповіді запитувачу, завізований керівником структурного підрозділу, який готував проєкт (у разі коли інформацію готували декілька структурних підрозділів, проєкт відповіді візують всі керівники), а також головним уповноваженим, подається на підпис сільському голові, заступнику сільського голови, секретарю ради відповідно до розподілу функціональних повноважень.

8. При наданні відповіді на запит електронною поштою, лист після його підписання та копії відповідних документів, що додаються до нього, скануються виконавцем і передаються начальнику відділу організаційної роботи, документообігу та військового обліку сільської ради для надсилання запитувачу.

9. У разі коли запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, термін розгляду такого запиту може бути обґрунтовано продовжено до 20 робочих днів за погодженням із головним уповноваженим.

10. У разі продовження терміну розгляду запиту відповідний структурний підрозділ, який розглядає запит, не пізніше терміну, зазначеного на відповідному запиті як термін виконання запиту, готує проєкт листа на адресу запитувача про продовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин продовження та у відповідності  із пунктом 7 розділу ІУ цього Порядку.

11. Керівники відповідних структурних підрозділів несуть персональну відповідальність за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації згідно з резолюцією та дотримання термінів їх розгляду у відповідному підрозділі, а також за зміст підготовлених структурним підрозділом проєктів відповідей.

12. Після підписання у сільського голови, заступника сільського голови, секретаря ради відповідно до розподілу функціональних повноважень та реєстрації відповідальною особою, визначеною додатком до цього розпорядження, відповідь на запит із додатками невідкладно надсилається виконавцем запитувачу. Один примірник відповіді на запит із додатками передається начальнику відділу організаційної роботи, документообігу та військового обліку сільської ради для формування у справу та подальшого зберігання.

 У. Процес контролю за дотриманням термінів розгляду запитів

щодо надання публічної інформації

1. Заступник головного уповноваженого здійснює контроль за дотриманням термінів розгляду запитів та підготовки проєктів відповідей структурними підрозділами сільської ради.

2. Відповідальними за дотримання термінів розгляду запитів та підготовки відповідей є структурні підрозділи, а також посадові особи, на яких покладено контроль за виконанням, особи, визначені в резолюції керівництва сільської ради, та безпосередні виконавці.

3. У разі порушення структурним підрозділом термінів підготовки проєкту відповіді запитувачу головний уповноважений протягом одного робочого дня інформує про цей факт сільського голову для вжиття відповідних заходів.

 Начальник відділу організаційної роботи, документообігу

 та військового обліку сільської ради                                                   Оксана ВДОВИЧЕНКО